Balanced Scorecard für kleine und mittlere Unternehmen – langfristiger Erfolg durch ganzheitliche Unternehmenssteuerung
Problembeschreibung
Bisher etablierte Steuerungssysteme in kleinen und mittleren Unternehmen bieten oftmals nur einen unzureichenden Blick auf die gesamte Leistung des Unternehmens. Diese wird meist nur anhand vergangenheitsorientierter finanzieller und somit eindimensionaler Ergebnisse beurteilt und gesteuert. Die Unternehmen sind auf Grund dieser Entscheidungsbasis nur unzureichend in der Lage langfristig den Erfolg sicherzustellen.
Zielgruppe
- Unternehmen mit einer Größe von 10 bis 249 Beschäftigten
- Beschäftigte und Führungsebene
Toolbeschreibung
Kleine und mittlere Unternehmen erhalten mit dem auf ihre Bedürfnisse und Strukturen angepassten Managementinstrument der Balanced Scorecard (BSC = ganzheitliches, ausgewogenes Kennzahlensystem) die Möglichkeit, das Unternehmen gemäß seiner Strategie zu steuern. Hierbei werden Vision und strategische Ausrichtung unter Berücksichtigung sämtlicher Faktoren, die für den Unternehmenserfolg maßgeblich sind wie Finanzen, Kunden/-innen, interne Prozesse, Mitarbeiter/-innen und Innovationen etc., in spezifische Zielgrößen übersetzt und Maßnahmen zur Zielerreichung definiert. Im Vordergrund steht bei der BSC die Verknüpfung zwischen Zielen und der festgelegten Strategie des Unternehmensbereiches bzw. des gesamten Unternehmens. Denn die Planung und Festlgung der Ziele ist nur dann schlüssig, wenn sie von der übergeordneten Strategie ausgeht. Ein Schwerpunkt liegt weiterhin auf der Darstellung der Wechselwirkungen der Ziele und Maßnahmen innerhalb der einzelnen (z.B. Kunden/-innen) und auch zwischen allen Betrachtungsbereichen (z.B. Kunden/-innen, Finanzen und Mitarbeiter/-innen). Durch die Kenntnis der bestehenden Ursache-Wirkungsbeziehungen können Ziele und Maßnahmen untereinander abgestimmt werden und es entsteht eine einheitliche Richtung: die Erreichung der Unternehmensvision.
Die nicht im Vordergrund stehende, aber dennoch notwendige, technische Umsetzung der Balanced Scorecard wird mit einem auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnittenen einfachen Softwaretool realisiert. Dieses ermöglicht die Visualisierung aller einbezogenen Betrachtungsbereiche einschließlich der dafür definierten Ziele und der ermittelten Zielerreichungsgrade. Ebenso können für die Ziele entsprechende Maßnahmen hinterlegt werden um Lösungswege zur Erfüllung der Ziele aufzuzeigen. Des Weiteren erlaubt die entwickelte technische Lösung eine Beurteilung der Wirkung einer Maßnahme innerhalb eines Betrachtungsbereiches als auch bereichsübergreifend. Für die Dateneingabe ist eine Schnittstelle vorgesehen, welche die Übernahme von Informationen aus bestehenden Excel-Dateien ermöglicht und somit den Aufwand für die Datenpflege des BSC-Tools verringert. Eine ausführliche Beschreibung der technischen Nutzungsmöglichkeiten sind dem BSC-Handbuch zu entnehmen.
Akteure der Umsetzung
Inhaber/-innen, Geschäftsführung, Führungskräfte, Beschäftigte, Auszubildende
Methodik
- Fragebogen/Checkliste, Workshop, Interview
- System verschiedener Methoden
Umsetzungsschritte
- Bedarfsanalyse: im Unternehmen zur Einführung und Umsetzung einer BSC als Steuerungsinstrument
- Zielvereinbarungen: zwischen Unternehmen und Berater/-innen
- unternehmensindividuelle Konzeption: BSC Zieldefinition, Gespräche mit Führungskräften und Stakeholdern, Vorgehensplan, Zeitplanung Strategiephase, Definition von Personen und Rollen, Materialsichtung, Kommunikation im Unternehmen
- Strategiephase: Definition von Mission, Werten und Vision im Unternehmen, Festlegung der Unternehmens-/ Geschäftsfeld-/ Teilbereichsstrategien, Vorgehens- und Zeitplan der Scorecardingphase, Dokumentation und Kommunikation im Unternehmen
- Scorecardingphase: Ableitung von Zielen aus der definierten Strategie für die einzelnen Perspektiven des Unternehmens, die die BSC betrachten soll, z.B. Finanzen, Kunden/-innen, interne Prozesse, Potenziale / Mitarbeiter/-innen, Festlegung von Kennzahlen und deren Zielwerten zur Messung des Zielerreichungsgrades, Definition von strategischen und operativen Maßnahmen zur Umsetzung der Ziele, Entwicklung einer Strategiekarte zur Darstellung der Ursache-Wirkungsbeziehungen zwischen den einzelnen Zielen, Kennzahlen und Maßnahmen in den verschiedenen Perspektiven, Vorgehens- und Zeitplan der Umsetzungsphase, Dokumentation und Kommunikation im Unternehmen
- Umsetzungsphase: Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen im Unternehmen, Implementierung einer geeigneten technischen Lösung zur Nutzung der BSC im Unternehmen, begleitet wird diese Phase durch eine entsprechende Lenkungsarbeit und Krisenintervention des/r Veränderungsmanager(s)/-in, Planung der Lernphase, Dokumentation und Kommunikation der Ergebnisse an alle Mitarbeiter/-innen
- Lernphase: weitere Verankerung der BSC im Unternehmen, Messungen der Ergebnisse anhand von Kennzahlen, Prüfung und Bewertung der Ergebnisse, Treffen von Steuerungsentscheidungen, ggf. Anpassung und Weiterentwicklung der BSC
- Evaluation: begleitend über alle Phasen findet eine regelmaßige Evaluation des Einführungs- und Implementierungsprozesses und der dabei Mitwirkenden zur Beurteilung des Erfolges statt
Kundennutzen
Zur Sicherung des langfristigen Unternehmenserfolges ist auch für kleine und mittlere Unternehmen eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung unabdingbar. Ein Instrument zur Umsetzung dieses Erfordernisses ist die Balanced Scorecard. Sie ist ein speziell auf jedes Unternehmen anpassbares Steuerungsinstrument, mit welchem die kaum greifbare Vision und die Strategie in konkrete Größen und messbare Ziele herunter gebrochen und übersichtlich dargestellt werden kann. Die Balanced Scorecard bildet dabei nicht ausschließlich finanzielle Ziele des Unternehmens ab, sondern berücksichtigt sämtliche Bereiche wie Kunden/-innen, interne Prozesse und die Mitarbeiter/-innen, die den Unternehmenserfolg maßgeblich beeinflussen, aber nicht zwangsläufig über monetäre Größen messbar sind. Ein Hauptaugenmerk bei der Nutzung der Balanced Scorecard liegt in der Kommunikation sowohl der Vision, der Strategie und der damit verbundenen Ziele als auch der abgeleiteten Maßnahmen an das gesamte Management und alle Mitarbeiter/-innen. Von dieser Transparenz profitiert auch die Kommunikation mit den Gesellschaftern/-innen, Kapitalgebenden und anderen Interessengruppen. Durch die in der Toolbeschreibung dargelegte Funktionsweise der Balanced Scorecard ergeben sich zahlreiche Steuerungsmöglichkeiten für das jeweilige Unternehmen. Im Rahmen kontinuierlicher Prozesse werden alle unternehmenswichtigen Ziele und deren Erreichung kontrolliert und gesteuert, im Zeitverlauf beobachtet und in einem ständigen Dialog mit den Mitarbeiter/-innen Maßnahmen zur Steigerung des Unternehmenserfolges abgeleitet.
Notwendige Ressourcen
Dauer der Einführung: ca. 3/4 bis 1 Jahr bei kontinuierlichen Einführungs- und Umsetzungsprozessen mit Begleitung durch externe Berater/-innen
Praxiserfahrungen – umsetzungsfördernde Faktoren
- Bereitschaft der Unternehmer/-innen Veränderungsprozesse in den Unternehmen zu tragen und mitzugestalten sowie der Glauben an den Nutzen der Veränderung
- aktive Mitwirkung bei der Gestaltung der Einführung der BSC durch die Unternehmensleitung
- Förderung von Akzeptanz und Verständnis auf allen Unternehmensebenen durch aktive Kommunikation und Einbeziehung aller Unternehmensbeteiligten in den Umsetzungsprozess
- keine Dominanz der technischen Umsetzung
- pragmatische Einführung und Umsetzung der BSC statt Perfektion
Praxiserfahrungen – umsetzungshemmende Faktoren
Operatives Geschäft sowie mittelstandstypische Verhaltensmuster schränken Bereitschaft zur Auseinandersetzung mit strategischen Fragestellungen ein.
Referenzen
Sensibilisierung zahlreicher kleiner und mittlerer Unternehmen für die o.g. Problemstellung und den sich daraus ergebenden Handlungsansatz
Implementierung der Balanced Scorecard als unternehmensindividuelle Lösung bisher in fünf Unternehmen
Beitrag zur Frühwarnung
Was warnt? (Systeme, Kennzahlen, …)
- hochrechnungs- bzw. indikatorbasierter Frühwarnsystem
- indikatorbasiertes Früherkennungssystem (Kennzahlen)
Wann wird gewarnt? bzw. Welche Warnanlässe gibt es?
- bei Über-/Unterschreitung von Soll-Werten bzw. deren Toleranzgrenzen
Wer wird gewarnt?
- im Vorfeld festgelegte Verantwortungsträger/-innen, Geschäftsführung
Name des Urhebers (EP)
EP WiKoM – Wissens- und Kompetenzmanagement –
Kontaktdaten
Annekatrin Krieg
Sven Müller
André Münnich
Technische Universität Ilmenau
Fakultät für Wirtschaftswissenschaften
Institut Betriebswirtschaft
Fachgebiet Rechnungswesen/Controlling
Helmholtzplatz 3, 98693 Ilmenau
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