Piorr/ Reckermann/ Riese in der Personalführung 07/2006
Fernsehbeitrag „Plusminus“
Nova.PE-Verfahrensanweisung
Demografiefestigkeit für KMU
Problembeschreibung
KMU führen häufig nur unregelmäßig Altersstrukturanalysen durch. Mit welchem Know-how sich ausscheidende Mitarbeiter/-innen unverzichtbar gemacht haben, wissen sie in der Regel nicht. Übergaben werden – wenn überhaupt systematisch gehandhabt – als Übertragung von Aufgabenfeldern konzipiert, nicht als Transfer von Know-how. Methodisch-didaktisch bleibt dieser Übertragungsprozess auf geringem Niveau.
Zielgruppe
- Unternehmen mit einer Größe von 100 bis 250 Beschäftigten
- Führungsebene
Toolbeschreibung
Zentrales Ziel von Nova.PE ist die Förderung der Anpassungsfähigkeit von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) durch die Nutzung und Förderung vorhandener, aber ungenutzter Kompetenzpotenziale älterer, in absehbarer Zeit durch Verrentung ausscheidender Mitarbeiter/-innen. Hier sind grundsätzlich zwei Schritte zielführend:
- Unverzichtbare Kompetenzen und ihre demografische Verteilung im Unternehmen müssen offen gelegt werden.
- Unverzichtbare, durch Verrentung potenziell abwandernde Kompetenzen müssen von alt zu jung transferiert werden.
Es wurden Verfahren und Instrumente zur Analyse und zum Transfer betrieblicher Kompetenzen entwickelt, in KMU eingesetzt und in einen intergenerativen Wissenstransferprozess überführt. Strukturell werden die Instrumente in einen QM-nahen Prozess eingebettet, der durch Verfahrensanweisungen, Zuständigkeitsregelungen und Arbeitsdokumente definiert ist und parallel zur Implementierung des Instrumentariums in den KMU eingeführt und abgestimmt wurde.
Akteure der Umsetzung
Inhaber/-innen, Geschäftsführung, Betriebsräte, Führungskräfte, Beschäftigte
Methodik
System verschiedener Methoden: Verfahrensanweisung, Kompetenz-Checklisten auf Unternehmens- und Bereichsniveau, Reports auf Bereichs- und Personenniveau, Formblätter zu Organisation, Durchführung und Qualitätskontrolle von Transferprozessen, Materialsammlung mit methodisch-didaktischen Durchführungshinweisen → unterstützt durch EDV-Instrument „Kompetenzpilot”
Umsetzungsschritte
- Kompetenzscreening der 55-plus Mitarbeiter/-innen
- Auswahl der Mitarbeiter/-innen für Wissenstransferprozesse
- Analyse transferrelevanter Geberkompetenzen
- Ansprache der Beteiligten
- Organisation der Wissenstransferprozesse
- Durchführung der Wissenstransferprozesse
- Abschluss des PE-Prozesses
Kundennutzen
KMU werden durch die Anwendung einer fest verankerten Verfahrensanweisung (auf QM-Niveau) in die Lage versetzt, turnusmäßig eine Analyse des Know-hows vorzunehmen, das aufgrund altersbedingten Ausscheidens von Mitarbeiter/-innen droht, verloren zu gehen. Mitarbeiter/-innen in der Altersklasse 55+ werden auch darauf hin betrachtet, wo sie sich mit ihrem Know-how unverzichtbar gemacht haben. Die Analyse und Auswertung erfolgt mithilfe des EDV-Tools „Kompetenzpilot”. Die Unternehmen können so entscheiden, ob ein Transfer notwendig ist. Das Verfahren beinhaltet neben der Diagnostik auch die Planung, Umsetzung und Erfolgskontrolle von Transferprozessen. Diagnose und Intervention sind über entsprechende Instrumentarien abgebildet und werden ebenfalls durch den Kompetenzpiloten EDV-unterstützt.
Notwendige Ressourcen
- Implementierung → Verfahren/Instrumente ca. 10 Tage einmalig (mit Beratern/-innen) incl. erstem Durchlauf, weitere Durchläufe ca. 7 Tage intern
- Organisation von Transferprozessen = ca. 2 Tage / Fall
- Durchführung von Transferprozessen = nach Aufwand / Umfang des Transferinhalts
Praxiserfahrungen – umsetzungsfördernde Faktoren
- klare Beauftragung durch die Geschäftsführung
- feste Verankerung des Verfahrens bzw. der darin festgelegten Aufgaben durch z.B. Verankerung im QM-System oder im Zielvereinbarungssystem
- hohe soziale, methodische Kompetenz des/der verantwortlichen Mitarbeiters/-in
- hohe Akzeptanz der Person und des Verfahrens bzw. seiner Anwendung in der Belegschaft
Praxiserfahrungen – umsetzungshemmende Faktoren
siehe fördernde Faktoren
Referenzen
Bislang Einsatz des Verfahrens in 13 Unternehmen, Analyse des Know-hows von ca. 330 älteren Arbeitnehmer/-innen, Identifikation von ca. 100 Know-how-Träger/-innen, Initiierung / Durchführung von ca. 60 Transferprozessen.
Sehr positive Resonanz: in bisher drei Unternehmen ist die Pilotphase bereits abgeschlossen, und es wurde eine dauerhafte Verankerung des Prozesses im Unternehmen beschlossen und in Angriff genommen. Der Personalverantwortliche eines teilnehmenden Unternehmens hat bestätigt, dass vor der Durchführung von Nova.PE in seinem Unternehmen etwa 2/3 des Erfahrungswissens der ausscheidenden Mitarbeiter/-innen verloren gegangen wären.
Literatur
Alms, Kerstin / Piorr, Rüdiger / Steinmann, Peter (2007): Erhalt und Weitergabe von Know-how beim altersbedingten Ausscheiden von Mitarbeitern bei der Firme Wicke GmbH & Co. KG. Beispielhafte Ergebnisse aus dem Projekt Nova.PE. In: ZfO, Heft 2/2007
Bergel, Stefanie (2007): Damit das Wissen nicht in Rente geht. Know-how-Transfer von Alt zu jung. In: managerseminare Heft 1/2007, S. 64-68 (Interview mit Projektmitarbeiter/-innen: Ute Domhardt, Christian Adams, Rüdiger Piorr, Gila Brandt-Herrmann)
Piorr, Rüdiger / Reckermann, Andreas / Riese, Christian (2006): Damit Know-How und Erfahrung nicht in Rente gehen! Konzepte für den systematischen Wissenstransfer zwischen den Generationen. In: Personalführung, Heft 7/2006, S. 82-89
Beitrag zur Frühwarnung
Was warnt? (Systeme, Kennzahlen, …)
- Ergebnisse der turnusmäßigen Know-how-Analyse → Reports auf der Ebene der Mitarbeiter/-innen, der Bereiche und des Unternehmens
Wann wird gewarnt? bzw. Welche Warnanlässe gibt es?
- turnusmäßig 1x pro Jahr
Wer wird gewarnt?
- Geschäftsführung, Personalleitung, Führungskräfte
Name des Urhebers (EP)
EP „Nova.PE – Innovierung der Personalentwicklung von KMU in industriellen Ballungsräumen”
Kontaktdaten
Ruhr-Universität Bochum
Lehrstuhl für Arbeitsorganisation und -gestaltung
Universitätsstraße 150, NB 1/30
44780 Bochum
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kerstin.alms@rub.de
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