Wissens-Dialog-System WDS –
Wissensmanagement für KMU
Problembeschreibung
Das der Wettbewerbsdruck und die Erwartungen der Kunden/-innen kontinuierlich steigen, ist hinlänglich bekannt und beschrieben. Ebenso die Notwendigkeit einer zukunftsorientierten Unternehmensplanung und -steuerung und der Wirkungszusammenhang zwischen Mitarbeiter/-innenqualifikation und Produktqualität.
In der Regel findet dennoch in Unternehmen ≤ 50 Beschäftigte keine strukturierte Personalentwicklung statt, Unternehmensplanung und -steuerung setzen auf „vergangenheitsorientierte” Instrumente wie GuV und Jahresabschluss.
Die unternehmensbezogene Entwicklung und Nutzung des vorhandenen Wissens und die darauf aufbauende Einführung eines Wissensmanagement-Systems (WM-System) kann einen Beitrag zur Optimierung der Geschäftsprozesse leisten sowie durch das Aufdecken von Wissensbedarfen und das Aufzeigen zukünftiger Marktentwicklungen eine rechtzeitige Risikominimierung ermöglichen.
Zielgruppe
- Unternehmen mit einer Größe bis 250 Beschäftigte
- Beschäftigte und Führungsebene
- Beratende in kleinen und mittleren Unternehmen
Toolbeschreibung
Das „Wissens-Dialog-System” kann im Rahmen eines „Maßnahmenpaketes” zur betrieblichen Frühwarnung ein Instrument sein. Durch die Ermittlung des vorhandenen Wissens im Unternehmen und dessen Abgleich u. a. mit den Unternehmenszielen können Wissenslücken entdeckt und durch geeignete Maßnahmen geschlossen werden. Qualifizierungsbedarfe werden festgestellt, mglw. Defizite im Kundenmanagement und ähnliches.
Das Tool deckt Handlungsbedarfe auf, erarbeitet beteiligungsorientiert Lösungen und leistet durch die strukturierte Vorgehensweise ein Beitrag zur Risikoerkennung:
- Entwicklung und Umsetzung von Wissensmanagement-Systemen in KMU zur Förderung der Anpassungs- und Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und ihrer Beschäftigten, insbesondere für kleine Unternehmen (≤ 50)
- Initiierung, Förderung und Begleitung von innerbetrieblichen Lern- und Kommunikationsprozessen
- Adaption vorhandener WM-Modelle (G. Probst u.a.) in die spezifische Unternehmensrealität kleiner Unternehmen
- Fokussierung auf Kunden/-innen, Prozesse und Lösungen
Akteure der Umsetzung
Inhaber/-innen, Geschäftsführung, Führungskräfte und Beschäftigte
Methodik
- Workshop
- System verschiedener Methoden
Umsetzungsschritte
- Bedarfsermittlung und Bedarfsanalyse in und mit dem Unternehmen
- Ableitung von Handlungsempfehlungen im Ergebnis der Bedarfserhebungen in Abstimmung mit der Unternehmensleitung und den Beschäftigten
- gemeinsame Erarbeitung eines abgestimmten Konzepts zur passgenauen Verankerung eines WM-Systems im Unternehmen
- Umsetzung der Aktivitäten zur Zielerreichung mit dem Fokus Ergebnisorientierung, Handlungsorientierung und Nachhaltigkeit
- Sensibilisierungsphase:
- Einbindung von Geschäftsleitung und Mitarbeitenden
- Definition von Wissenszielen:
- Unternehmensleitziel und WM-Strategie
- Projektdurchführung:
- Wissen ermitteln, speichern, verteilen, anwenden
- Sensibilisierungsphase:
- Einbindung des WM-Systems in die Geschäftsprozesse
- Auswertungs-, Kontroll- und Lernprozesse für die Beteiligten als ständige prozessbegleitende Aktivität
Zu den Kernbereichen des „Wissensdialogs” zählen die Prozesse der Wissensidentifikation, der Wissens(ver)teilung und der Wissensnutzung. Diesen Prozessen lassen sich folgende Arbeitsschritte zuordnen.
Wissensidentifikation
- Prozesse beschreiben
- Wissen im Unternehmen sammeln
- Wissenslandkarten erstellen
- Experten/-innen lokalisieren
- Innovationen vorbereiten
Wissens(ver)teilung
- Kommunikation organisieren und gewährleisten
- Wissensträger/-innen benennen
- Instrumente bestimmen
- Zugriffsrechte festlegen
Wissensnutzung
- wissensförderliche Arbeits(platz)organisation
- Kommunikation fördern und unterstützen
- Instrumente gestalten
Kundennutzen
Das primäre Ziel einer erfolgreichen Umsetzung von Wissensmanagementprozessen ist die Klärung und Optimierung der internen Wissens- und Kommunikationsstruktur. Durch die Identifizierung der Informations- und Kommunikationsflüsse im Unternehmen werden wesentliche Schnittstellen sichtbar und können optimiert werden. Des Weiteren können sowohl implizites Wissen von Mitarbeitenden als auch deren Erfahrungswissen durch Wissensmanagementprozesse in eine breitere Nutzbarkeit überführt werden.
Eine erfolgreiche Umsetzung von Wissensmanagement führt neben den internen Verbesserungen auch zur Optimierung relevanter externer Prozesse. So können durch Wissensmanagement sekundär folgende Nutzenaspekte realisiert werden:
- Verbesserung der Anpassung von Produkten und Dienstleistungen an die Kundenwünsche
- Verbesserung der Beziehungen zu Kunden/-innen und Zulieferern
- Verbesserung von Kenntnissen und Wissen der Mitarbeitenden
- Steigerung der Effizienz und der Produktivität der Mitarbeitenden
- Verbesserung der Aneignung von Wissen aus anderen Organisationen
- gute Verknüpfungsmöglichkeiten mit weiteren Systemen wie Qualitätsmanagement
- Transfer von Methoden in das Unternehmen und Erwerb von entsprechendem Handlungswissen
- kontinuierliche Begleitung und Unterstützung des Unternehmens im Veränderungsprozess, „vorbei an den Untiefen und Klippen des Tagesgeschäfts mit seinen Zeitfressern und Routinen”
- Transfer von externem Wissen in das Unternehmen durch die beratende Person/Institution
Die Aktivierung der Belegschaft zur Mitwirkung und Teilhabe an gesamtbetrieblichen Prozessen (verstärktes Einbringen von Veränderungsvorschlägen, Akzeptanz von und Mitwirkung an formalen Verfahren z. B. des Dokumentenmanagements etc.) wird durch den beteiligungsorientierten Ansatz gefördert.
Notwendige Ressourcen
Der Einführungsprozess ist natürlich abhängig von der Größe des Unternehmens und den spezifischen Bedingungen (Wie ausgeprägt ist die Personalentwicklung? Gibt es ein lebendiges Qualitätsmanagement? Wie sind die Unternehmensführung und das Berichtswesen aufgestellt? etc.)?
Momentan wird von einer Zeitdauer von 9 Monaten bei 4 Berater/-innentagen pro Monat incl. Administration ausgegangen.
Praxiserfahrungen – umsetzungsfördernde Faktoren
Wissensmanagement, das Modell Wissens-Dialog, ist eine Methode im Rahmen der strategischen Unternehmensführung. Durch die Formulierung von Wissenszielen, durch Identifikation vorhandenen Wissens (und der damit verbundenen Feststellung von Wissenslücken), durch die Verteilung und Anwendung von Wissen und dessen Bewertung hinsichtlich der Erreichung der an den Unternehmenszielen ausgerichteten Wissenszielen läuft ein regelmäßiger Reflexionsprozess. Dieses Verfahren unterstützt das Unternehmen bei der Antizipation des Wandels, bei der Identifikation von Chancen und Vermeidung von Risiken.
Die Einführung von Wissensmanagement ist für Unternehmen auch dann von Interesse, wenn Handlungsdruck auf anderen Ebenen (z. B. mangelnde Kundenzufriedenheit, notwendige Produktivitätssteigerung usw.) gespürt wird. Das Bewusstsein für die Bedeutung von Wissens- und Kommunikationsprozessen im Unternehmen ist eine wesentliche Voraussetzung für einen erfolgreichen Umgang mit der Ressource Wissen. Aus den bisherigen Erfahrungen können als fördernde Aspekte folgende Faktoren festgehalten werden:
- Handlungsdruck durch Marktveränderungen, Kundenanforderungen und Forderungen von Kreditinstituten
- Kenntnisse über die Branche, das Unternehmen bzw. wichtige Personen
- Verknüpfung mit weiteren strategisch ausgerichteten Instrumenten der Unternehmensführung und -steuerung
- das „Wissens-Dialog-System” setzt auf „einfache”, aber passende Lösungen, die schnell einsetzbar sind uns so zu „schnellen” Erfolgen führen
- das Tool ist kommunikations- und beteiligungsorientiert und ermöglicht somit eine hohe Identifikation der Mitwirkenden
- das Modell transportiert Nutzen im Sinne der kontinuierlichen Reflexion (Abgleich von Wissenszielen und Unternehmenszielen auf Basis der Wissensbewertung), der Beschreibung der betrieblichen (Wissens)Potenziale und der Optimierung der Prozesse der betrieblichen Kommunikation und Information
Praxiserfahrungen – umsetzungshemmende Faktoren
Wissensmanagement, strategische Unternehmensführung, betriebliche Frühwarnsysteme sind hoch relevante, aber dennoch sehr wenig greifbare Themen.
Um tatsächlich die mit den Systemen verbundenen Veränderungsprozesse zu strukturieren und zu durchlaufen, müssen/müssten die Eigentümer/-innen / Führungskräfte „Fremde” in das Unternehmen lassen, sensible Daten preisgeben und die Bereitschaft haben, Bisheriges in Frage zu stellen.
Und das im laufenden Wettbewerb mit all seinen Risiken und Chancen. Ein langwieriger Prozess des Vertrauenserwerbs, der sehr zeitaufwendig ist.
Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen – insbesondere in den KMU – nur ein gering ausgeprägtes Problembewusstsein hinsichtlich der Bedeutung von Wissensmanagement und den daraus resultierenden Möglichkeiten besteht. Das Einlassen auf unbekannte Gebiete ist für viele Unternehmen ein großes Hindernis.
Referenzen
Die Rückmeldungen sind grundsätzlich positiv. Der Nutzen für den Arbeitsalltag wird hoch bewertet, ebenso die Verbesserung der internen Kommunikations- und Organisationsabläufe. Der zeitliche Aufwand wird dennoch kritisch gesehen und es wird eingeschätzt, dass die Nachhaltigkeit des Prozesses einer kontinuierlichen (externen) Begleitung bedarf.
Beitrag zur Frühwarnung
Was warnt? (Systeme, Kennzahlen, …)
- festgelegte Kennzahlen zu festgelegten Terminen
Wann wird gewarnt? bzw. Welche Warnanlässe gibt es?
- Wenn bei kritischen Größen, z.B.
- dem Verhältnis bestimmter Qualifikationen zur Anzahl der Beschäftigten
- der Identifikation von Wissensdefiziten
- der Fluktuation von Wissensträgern
- bei Hemmnissen in der Wissensverteilung
Abweichungen festgestellt werden.
Wer wird gewarnt?
- Verantwortungs- und Handlungsträger/-innen
Name des Urhebers (EP)
Entwicklungspartnerschaft WiKoM
- Wissens- und Kompetenzmanagement –
Kontaktdaten
Uwe Jäger
Eichenbaum GmbH
Friemarer Straße 38, 99867 Gotha
jaeger@eichenbaum.de
Telefon: 03621/510-400
FAX: 03621/510-407
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